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営業社員が経費精算申請の締め日を守らない!めんどくさいやりとりをなくす方法

「営業との連絡や相談が管理側(総務や経理)とスムーズに行かない」
「経費精算申請を忘れる・締め日すぎてから申請する」
「月次の締めで非常にモメる」

経理業務は会社にとって非常に重要ですがその分大変な事が多いです。もちろん領収書・レシートの入力から経費精算、管理作業も大変ですがそれ以上に

他部署とのやりとり

に労力が必要なケースが多いです。いくら完璧なルールを作って周知しても現場の人も人間なので見てなかったり忘れてしまうのです。で締め日直前に大量の申請が来て残業が多くなったり(特に繁盛期)、締め後に忘れられた申請が来るのです。

こうなったら自分で入力してほしいと思いますよね。

しかしこの経費精算ですが代理入力サービスを使うことでかなりコストを削減できます。

経費精算がめんどくさい根本的な理由、問題

それは「経理担当が社内の全ての領収書・レシートを管理して入力する必要があるから」です。なので

  • 申請、領収書・レシート回収を経理がやる
  • 入力も経理がやる
  • 入力後のチェック、修正、修正依頼も経理がやる
  • データ、紙の管理も経理がやる

という「全部経理がやる」地獄絵図となるのです。

これに対し多くの企業は「経理担当を増やす」方向で対応しようとします。が、業務レベルで経理ができる人材って貴重です。簿記が分かっていても会社のルールなどがあるので実践で回せる人は少ない。担当者間でのやりとりも発生する。採用する人が見つからない。

また経理の業務は会社の伸びに応じて増える一方なので根本解決になりません。

優秀な経費精算システムを導入すれば楽になる?

じゃあOCR(機械読み取りで自動入力)などに対応した経理精算システムを導入すれば楽になるのか?というと多少は楽になります。が、やはり根本解決になりません。

理由は「結局経理担当がスキャナに読み取らせてチェックは自分でやる必要がある」、「営業担当とやり取りして領収書出してもらったり申請してもらうやり取りは必要」だからです。

結局経理担当がやる業務はそんなに減らなかったりします。

経費精算を根本解決に解決する方法

ただ今のところ経費精算の「経理の手間を減らす」ことができる方法が1つだけあります。それが代理入力サービスを使うこと。

経理担当がやる作業を外部の人間にアウトソーシングするのです。

例えばDr.経費精算というサービスがあるのですが、

  • 領収書・レシートをスマホで写真をとる
  • 専用アプリにアップロード→代理入力の担当者に送信
  • 代理入力の担当者が送られてきた画像をもとに入力

というシステムになっています。似たものに税理士の記帳代行がありますが、違うのは現場担当者の送信だけで代理入力を行うことができ、入力部分は経理担当が一切絡まなくてすむ、ということです。

領収書・レシートの郵送はもちろん、現場担当者とのやり取りもなくなります。

これなら締め直前にためてしまった領収書が多くても現場の人間がアップロードするだけで外部の会社が入力してくれるので経理担当の負担はぐっと減ります。(無用なやり取りも減る)

営業社員が経費精算申請の締め日を守らない根本対策は「仕組み化」

「営業との連絡や相談が管理側(総務や経理)とスムーズに行かない」
「経費精算申請を忘れる・締め日すぎてから申請する」
「月次の締めで非常にモメる」

解決するには経理担当を増やす、システムを導入する、でなく代理入力サービスを使うのが1番楽だと思います。

経理担当は経費精算以外にも多くの業務があるので、仕組み化することをおすすめします。

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