「社員が経費申請の締日を守ってくれない。経理がやらずに自分で入れてほしい」
「パソコンに領収書やレシートを挿入すると自動入力してくれたら楽なのに」
「休み明けなどに大量に溜め込んだ領収書を一気に持ってこられると、処理がとにかく大変」
「手入力は手間がかかる上ミスが発生する。数人の経理では手が回らない」
会社の中で経理はとても重要な仕事をしています。お金を扱う・管理をしているからです。
しかし重要な仕事にも関わらず人数が少ない、やることは多い、責任は重いととにかく大変です。特にレシートと領収書のチェック・入力が重いです。
実は経理の仕事で1番大変な「レシートと領収書のチェック・入力」。これをほぼ自動化する方法があります。それが代行入力サービスです。
今回経理の悩みと解決策、代行入力サービスについて説明します。
経費精算の問題点。人力要素が多すぎて手間、ミスが発生する
経費精算は主に
担当者が領収書・レシート提出→経理が管理システムに入力→精算して返金
という流れになっています。がこのとき
- 領収書・レシートを手入力するので手間がかかる上ミスが発生しやすい
- 社員が経費申請を忘れる。締め後の申請(期限を守らない)
- 経費計算したものを会計ソフト(エクセル等)へ入力する二度手間
という問題があります。経理は重要な仕事で専門性も高い。なのに手入力や担当者間(営業と経理間)といった人的要素の手間が大きいのです。
そして会社としては「経理は重要な仕事だけどお金を生み出す仕事ではないのでコスト(人的、費用的に)かけたくない」という思いがあります。
要は
経理を楽にする方法があるなら取り入れたい
のです。
経費精算の楽にする方法とメリットデメリット
で経理関連の業務の歴史は長いのでもちろん楽にするサービスも生まれました。それが経理業務の入力代行サービスです。
大きく分けて3つあります。
- 領収書・レシートの郵送後アウトソーシングで入力
- OCR入力（機械読み取り後自動入力）
- オペレーター代行
領収書・レシートの郵送後アウトソーシングで入力
いわゆる税理士事務所に郵送して記帳代行するサービスです。税理士が運営するイメージがありますが専門の会計事務所だけでなく一般企業で入力代行するサービスもあります。
メリットは領収書・レシートをまとめて郵送するだけで入力してもらえること。
デメリットは全部まとめてなので各社員との紐づけが難しく、経理担当のチェックが必要なこと(アウトソーシング側では判断が難しい)。郵送のための取りまとめ(及び郵送依頼)が必要で経理担当が動く必要があることがあります。また外注人力なので契約コストが必要です。
OCR入力（機械読み取り後自動入力）
機械で読み取ってシステムに自動で反映するやり方です。例えば名刺管理システムではスキャナーを読み取ると会社名や担当者名、メアド電話番号を自動で判別して1データとして保存してくれます。それの領収書・レシートバージョンです。
メリットはシステムを購入すれば自社で運用できる。安く購入できる。データ反映が早いことがあります。
デメリットはデータ読み取りの精度です。昔と違いスキャナーの性能は高くなりましたがそれでも100%にはなりません。また手書き文字にはかなり弱いです。なので反映後経理担当がチェック→修正をする手間が発生してしまいます。
オペレーター代行
「領収書・レシートの郵送後アウトソーシングで入力」と同じく外注先の担当者が人力で入力するサービスです。違うのは郵送以外にスマホで撮影→(アプリなどを通じて)自動で外注先に転送→入力してもらえること。
郵送のアウトソーシングがもっとシステム化して手間が減って便利になったもの、といえます。
メリットは社員本人がアップロードできること(経理が関わらなくてすむ)。郵送で無いので反映が早いこと。手入力なので精度が高いことがあります。またサービスによっては会計システムに同時反映してくれるので二度手間がなくなります。
デメリットはOCR入力より値段がかかることがあります。
経費精算代行入力サービスのポイント
代行入力サービスで1番重要なのは「会社で1番ネックになっているポイントがどこか」ということ。
経費精算代行入力サービスを検討する場合
- 人的コスト(入力の手間、社内でのやりとり)
- 管理コスト(領収書・レシートの保管管理)
が問題になっているはずです。で導入費用だけで言えば「OCR入力（機械読み取り後自動入力）」が1番安上がりになります。システムの購入費用と月額使用料だけですむからですね。が実際は経理の仕事は多少楽になりますがスキャンやチェックは経理がやるので「人的コスト・管理コスト」はそこまで下がりきりません。
結局担当者が経費申請忘れてる、期限守らないといった問題は解決しませんし。
郵送によるサービスも対応する会社は多いですがそれなりに面倒です。(郵送の取りまとめや担当者の紐づけなど)
上記踏まえるとオペレーター代行がもっとも会社内のコストを減らすことに向いています。
単純に「領収書・レシートをなくしたい」以上に「経理担当の負担を減らしたい」という思いがあると思います。
経費精算代行入力サービスはオペレーター代行が1番効果がある
経理に関わった人だれもが思うことは
「パソコンに領収書やレシートを挿入すると、記されている金額が、パソコンの会計ソフトやらエクセル等に自動的にインプットなってくれたら、最高に仕事が楽になるのになぁ・・」
ということ。ただ今現在上記を叶えるシステムもサービスも既に存在します。
経費代行入力サービスは導入の手間はありますが、一度動けば確実に会社の業務は楽になります。結果人的コストをへらすことに繋がります。
特に社員100人以上の会社では劇的に変わるはずです。
1度検討することをおすすめします。