「案件や各種申請をexcelで管理するのやめたい(excel壊れるし同時編集やりにくい)」
「社員のスケジュール共有・管理や案件管理できるグループウェアって何がある？」
「経費精算・管理システムでkintone(キントーン)って名前聞くけど何ができるの？」
「サイボウズoffice、garoon(ガルーン)とは何が違うの？」
社内の情報(社員の予定や案件など)を管理できるソフト、それがグループウェアですが検討したとき確実に名前を1度は聞くのがkintone(キントーン)です。元々サイボウズという社内のローカルで動作するグループウェアだったのですが、それのクラウドバージョンです。
日本製のシステムなのですが公式サイトや解説サイトみても「イマイチ何ができるのか、他のグループウェアと何が違うのか分からない」と思う人も多いハズ。
ということで今回kintone(キントーン)について機能や値段と他社製品との違いを調べてみました。
kintone(キントーン)とは。サイボウズofficeやgaroon(ガルーン)との違い
kintone(キントーン)はサイボウズ株式会社が運営するクラウド型グループウェアサービスです。
サイボウズ株式会社といえばグループウェアソフト「サイボウズoffice」や「サイボウズgaroon(ガルーン)」が有名ですがそれのアプリのカスタマイズ製、社内SNSに特化したのがkintoneです。多少機能の違いはありますが、3製品とも社内情報の基本的な管理はできます。
kintone、およびサイボウズoffice、サイボウズgaroon(ガルーン)は以下の特徴があります。
- excelの台帳で管理するような情報をwebで一元管理できる
- 上記一元管理を「アプリ」の単位で作れる→案件管理、備品管理など
- 社員の情報を登録し、アプリに紐づけられる→誰が登録したか、使用中・責任者かなど
- アプリは全社員同時編集できるor特定部署・個人だけが閲覧・編集できるよう権限設定できる
- 全社員の予定一覧を表示できる(kintoneの場合拡張機能追加が必要)
- 基本的なアプリ(案件管理、問い合わせ管理など)は用意され、別途自分で作ることができる(素人でも直感的に作れる)
要は「excelをwebベースにしてユーザの情報を紐づけられて全員に見える化or権限設定できる」ようにしたものです。
特に「ユーザの情報を紐づけられる」というのが便利でexcelだとファイル自体を開く(読み取り専用or編集可能)or開かせないレベルでしか権限設定できないです。が、キントーンだとアプリ内の項目単位(例えば取引先名の行だけ非表示or編集不可にするとか)で権限設定できます。
kintone、およびサイボウズoffice、サイボウズgaroon(ガルーン)のざっくりとした違い、特徴は以下です。
| office | Garoon | kintone | |
|---|---|---|---|
| 主な機能 | カスタムアプリのほか、スケジュールや施設予約、ファイル管理やワークフローなどを搭載 | 基本機能はofficeと同じ。ただし各機能を細かく制御できる(部門ごとにサイボウズofficeを持てる、レイアウトを制御できる、アクセス制御を細かく設定できる)、シングルサインオンなど高度なログインセキュリティ機能がある | アプリ作成のほか、プロジェクトごとに情報共有の場を設けるスペース機能や、ディスカッション（掲示板）などを搭載 |
| カスタムアプリ | ◯ | ×(ただしkintoneで作成したアプリの情報を表示できる(カスタムアプリはkintoneに任せている)) | ◯ |
| 動作環境 | パッケージ(ローカル)/クラウド | パッケージ(ローカル)/クラウド | クラウド |
| 特徴 | 社内情報共有に特化。プラン次第でカスタムアプリも使える。 | より高度な社内情報共有に特化 | カスタムアプリと社内SNS(コミュニケーションに特化)。また外部制作の拡張機能が多い |
ざっくり立ち位置を説明すると
- サイボウズoffice→社内情報管理(ガルーン)とカスタムアプリ(kintone)の機能を持つが機能はシンプルに。小規模組織向け(300人以下)
- サイボウズガルーン→officeより高度な社内情報管理が可能。大規模組織向け
- kintone→カスタムアプリと社内SNSに特化
という感じです。実際大規模な会社だとガルーンとkintoneを両方使ってるとこも多いです。小さい組織ならofficeで十分といった感じ。
kintone(キントーン)の価格や機能について
| サービス名 | kintone(キントーン) |
|---|---|
| 運営会社 | サイボウズ株式会社 |
| 社員のスケジュール管理・共有 | ◯(拡張機能追加が必要) |
| 会議室予約管理 | △(拡張機能追加が必要) |
| ファイル管理 | ◯ |
| 顧客案件管理 | ◯ |
| プロジェクト管理 | ◯ |
| 社内チャットスペース | ◯ |
| アプリの追加・カスタマイズ | ○ |
| タイプ | クラウド型(キントーンの場合。サイボウズは社内のサーバにインストールして動かすローカル型) |
| 費用 | ライトコース→月額780円/1ユーザ スタンダードコース→月額1,500円 ／1ユーザー |
社員のスケジュール管理・共有
サイボウズoffice、ガルーンではデフォルトでスケジュール管理機能があり、全社員のスケジュールを簡単に共有できました。
が、kintone(キントーン)にはスケジュール機能はありません。代わりに拡張機能でスケジュールを追加することで使えるようになります。スケジュール機能の中では「KOYOMI」が使いやすいです。
kintone(キントーン)は社員情報を登録して社員毎にアカウントを発行します。部署設定もできるので導入時点で
「どの部署のどの社員が何日予定が入っているか」
が見える化できます。そしてこの予定表は本人が入力できるのはもちろん、違う人が予定を入れることも可能です。そして既存の予定と時間がかぶればメッセージがでるのでわかります。
会議室予約管理
サイボウズoffice、ガルーンではデフォルトで設備管理機能があり、会議室や備品のスケジュールを簡単に共有できました。
サイボウズ上は社員情報だけでなく「モノ」を1アカウントとして登録することが可能です。会議室はもちろん、備品なども可能。例えば
- 会議室A
- 会議室B
といった感じ。そして社員と同じく予定を入れることが可能です。これを利用して会議室予約や備品のスケジュールを入力する(予約する)ことができます。
そして便利なのがここからで会議室を使うユーザを設定(複数人可能)すると社員の予定側にも予定が入ること。例えば
会議室Aを「Z社打ち合わせ」というタイトル、8/25 16:00-17:00、社員B、社員Cを入れて予約
すると社員Bと社員Cの予定に8/25 16:00-17:00の時間で「Z社打ち合わせ」という予定が入ります。
実際使ってみるとこれが便利です。
が、kintone(キントーン)には設備管理機能はありません。一応拡張機能で似たものはあるのですが、結構使い勝手が違います。
ファイル管理
変更履歴やバージョン管理、ファイルの関連情報も合わせて管理できます。
例えば「A社説明資料」を登録すると誰がいつ登録したか表示され、編集すると誰が編集したかわかり、さらに過去の変更履歴が残るので以前のバージョンを呼び出すことも可能です。
顧客案件管理
excelで管理していたものがWebで一元管理できます。もちろんどの社員が担当かなど設定可能です。
プロジェクト管理
excelで管理していたものがWebで一元管理できます。もちろんどの社員が担当かなど設定可能です。
またワークフローの機能もあり、申請者や承認者、対応者の設定、誰で止まっているかなど見える化できます。
社内チャットスペース
kintone上でチャットワーク的な場を作ることができます。kintoneでは「スペース」と呼びます。
場の名称を決めて指定したユーザを招待→その中でチャット的にメッセージやり取りしたりファイルを貼り付けたり
こういったスペースを簡単に作ることができます。
アプリの追加・カスタマイズ
先の説明の通りkintoneの本質は「excelで管理してたものをWebで一元管理できる」ことです。
これを応用して自分で好きなアプリを作ることができます。備品管理台帳などですね。プログラミングの技術などは不要で、素人でも簡単に作ることができます。
kintone(キントーン)の価格。費用はユーザ数で計算
ユーザ数に応じた課金形式になっています
kintone(キントーン)はライトコースとスタンダードコースの2つのプランがあります。
- ライトコース→月額780円/1ユーザ(アプリ数は200個まで、スペース数は100個まで)
- スタンダードコース→月額1,500円 ／1ユーザー(アプリ数は1,000個まで、スペース数は500個まで)
大きく違うのは作れるアプリ数とスペース数。そして外部サービスとの連携、プラグイン、
および拡張機能はスタンダードコースだけで使えること。
JavaScriptやCSSファイル、提供されるプラグインを使うことで機能を追加したりアプリを追加する。APIがあるので他社外部サービスと連携させることができます。
kintone(キントーン)の登録、使い方、アプリからのログイン
kintone(キントーン)はクラウド上で動くサービスなので、PCはもちろん、スマホからでもアクセス可能です。
スマホなどでkintoneにアクセス→ログイン→各種アプリを使う
といった感じです。社内はもちろん社外からでもアクセスできます。
kintone(キントーン)の評判
kintone(キントーン)は100人以下の中小企業から1000人以上の大企業まで幅広く導入されています。
一例ですが実際kintone(キントーン)を使っている人からは
皆がどれくらいの仕事を抱えているかがきちんと把握できる分、むだな余裕をもたせずに、正確に納期を見積もることができるようになりました。その分、これまではお断りせざるを得なかったような納期の短い注文が入った時も『この期間ならできます』とお受けできるケースがグッと増えました。業務時間もずいぶん短縮できて、以前は夜中の12時過ぎまで残って仕事をしていたこともあったくらいだったのですが、今ではどの部署の従業員もほとんど17時には終業していますね。
とのことでした。やはり社内の情報を見える化する。案件管理などをシステム化することに価値を感じている会社が多いです。
kintone(キントーン)のメリット
脱excelできる
社内の情報をexcelで管理している企業は多いと思います。案件管理とか。
基本excelで管理するような情報は全てkintoneで管理できます。ただ管理するだけでなく
- excelと違って壊れない
- 全社員に見える化できる
- 同時編集・閲覧が可能
- 細かい権限設定が可能(アプリ内の特定項目だけ権限設定するとか)
- レコード(行)とユーザの紐づけができる→案件の担当をA社員にするとか
細かい制御ができます。
直感的に使いやすい
海外製品でありがちなのが「機能は多いけどUIがわかりにくい、カスタマイズの自由度は高いけど導入直後は設定が必要、シンプルに使えない」といったケース。
kintone(キントーン)は未経験者でも直感的に使いやすい作りになっています。
クラウドベースなので出先、社内にいない人とも情報を管理できる
出先でも簡単に情報共有できます。またログイン機能があります。
kintone(キントーン)のデメリット
特にこれといったデメリットはないと思います。ただ本当に少人数、5人以下とかならexcelや無料のアプリで代用することも可能だと思います。
kintone(キントーン)がおすすめできる(できない)企業
kintone(キントーン)が合う企業は
- 脱excel化してWebベースで一元管理したい
- 社員や案件、プロジェクトの情報を必要な人に見える化したい
- 使いやすいクラウド型のグループウェアサービスを探している
会社だと思います。向いてない会社は特にないですね。