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Knowledge Suiteはどんな企業に向いている?機能、特徴とメリット・デメリットと評判まとめ

「CRM/SFAツールだけではなくスケジュール管理、問い合わせ管理などのシステムも統合的に使用したい」
「社内のさまざまなメンバーで情報共有したいが、ユーザー課金のシステムでは運用費が高くなりすぎる」
「自社でサーバーの保守・メンテナンスを行うのが困難なのでクラウド型システムを採用したい」

CRM/SFAツールは単体で機能させるよりもグループウェアと統合的に管理した方が従業員の生産性は高まりやすくなります。しかし、CRM/SFAはユーザー毎に課金、その他のシステムも組み合わせると膨大なシステム費用が発生することが予想されます。CRM/SFA+グループウェアで業務効率を高めたいけれども、コストなどによって断念することも多いのではないでしょうか。

しかし、Knowledge Suiteを利用することによって、CRM/SFA+グループウェアが従量課金で導入できるます。

  • CRM/SFAだけではなくグループウェアもシステム群に含まれている
  • データ使用量に対する従量課金なので、たくさんのユーザーで利用できる
  • クラウド型システムなので自社でサーバーを抱える必要が無い

「Knowledge Suite」は一言でいうと「CRM/SFA+グループウェアが従量課金で利用」できるクラウドサービスです。

今回はKnowledge Suiteの機能や特徴、メリットやデメリットを解説します。

Knowledge Suiteとは。価格や機能について

Knowledge Suiteは東証マザーズに上場しているナレッジスイート株式会社が開発・運営しているクラウド型の統合型ビジネスアプリケーションです。統合型ビジネスアプリケーションということでCRMやSFA以外にもグループウェアシステムがオールインワンパッケージになっており、その多機能性から民間企業だけではなく地方自治体でも使用されているツールです。

サービス名 Knowledge Suite
運営会社 ナレッジスイート株式会社
顧客管理
案件管理
予実管理
スケジュール管理
顧客・営業成績分析
他システム連携
タイプ クラウド型
費用 グループウェア:月額6,000円(3GBまで。超過分は1GB/2,000円)
SFAスタンダード:月額50,000円(5GBまで。超過分は1GB/8,750円)
月額80,000円(50GBまで。超過分は1GB/8,750円)

顧客管理

Knowledge Suite のシステムの1つであるGRIDY 名刺CRMを使用すれば名刺情報をスマホやスキャナーで読み取ってシステム側で自動的にOCR機能を使用して文字を認識、エラー文字のみを国内オペレーターが目視でチェックしてデータ処理、CRMシステムに登録できます。

入力の手間がほとんどかからないので、忙しい営業マンの負担にはなりにくいし、GRIDY SFA(Knowledge SuiteのSFAシステム)に情報が蓄積されるので効率的な営業が可能となります。

案件管理

営業フェーズ、受注見込み、金額や商談の履歴など案件管理に必要なことは一通り管理できるようになっています。オーソドックスな案件管理機能となっています。

メール配信エンジンのGRIDY メールビーコン、問い合わせ共有システムのGRIDYなどと組わせることによってマーケティングなどの部署と連携した顧客・案件管理がしやすくなります。

予実管理

GRIDY SFA内の進行中の案件情報やさまざまな指標を確認するコックピット機能を使用すれば、予実を一目で確認できます。また、GRIDY BIというKnowledge Suiteに搭載されているBIシステムを利用すれば、より詳しく情報を分析できます。

スケジュール管理

Google Appsカレンダーとの連携機能がありますし、GRIDYグループウェアの中にカレンダーの共有機能があります。このカレンダー機能を使用すれば施設予約のフォームなども作成可能です。

顧客・営業成績分析

GRIDY BIを使えば、顧客・営業成績などが分析できるので顧客・営業成績だけに限らずさまざまな指標を分析可能です。ただし、分析するのはあくまでも人間で他のシステムのようにAIが業務効率化や見込み客に対するアクションを提示してくれるわけではありません。

他システム連携

Knowledge Suite自体に様々な機能が含まれているので、他のCRM/SFAシステムと比較すると、わざわざ他システムと連携しなければならないというケースも少ないと考えられます。ただし、APIを通じて他のシステムとも連携が可能です。

費用

料金は使用するデータ容量に基づく従量制課金となっています。
一番安いのはグループウェアプランですがCRM/SFA機能が無いので営業管理がしたい会社にとっては検討対象外となるでしょう。

SFAスタンダートとSFAプロフェッショナルに基本的に機能の違いがありませんが、スラタンダードは使用容量5GBまで、プロフェッショナルは50GBまでとなっています。
また、名刺CRMの登録はスタンダードが500枚まで、プロフェッショナルが1,000枚まで(両プラントも1枚超過につき40円)と少しだけ差があります。メールビーコンについてもスタンダードはユニークアドレス5,000まで、プロフェッショナルは15,000までと制限があります。

別途、APIを利用する場合は35,000円/月が必要となります。また、導入支援サービスを受ける場合は個別見積もりとなります。

Knowledge Suiteの特徴

Knowledge Suiteは他のCRM/SFAシステムと比較してさまざまな機能を含んでいますし、ユーザー課金ではなく従量課金の料金体制です。よって、使い方によっては他のシステムよりもお得に使える可能性があります。Knowledge Suiteの特徴である多機能性と従量課金についてそれぞれ説明します。

CRM、SFAを含めてさまざまなグループウェアを統合している

Knowledge Suiteはシステム群の総称で、細かくは次のシステムによって構成されています。


GRIDY SFA、GRIDY名刺CRM、GRIDY メールビーコン、GRIDY BI、GRIDY リードフォーム、GRIDY CENTER

<グループウェア>
GRIDY グループウェア、GRIDY メール

<共通ソリューション>
GRIDY SmartPhone、GRIDY モバイル、GRIDY Security

<連携ソリューションソリューション>
Knowledge Suite API

一部のツールは別途料金が必要になりますが、Knowledge SuiteのSFAスタンダードプラン以上では基本的に全てのシステムが使用できるようになっています。他のCRM/SFAツールより幅広い業務をカバーできます。

ユーザー課金ではなくデータ容量に応じた従量課金の料金体制

ユーザー課金ではなく従量課金なのも特徴です。CRM/SFAの運用コストは決して低くはありません。よって、ユーザー数を抑えるためにアカウントを少なくして営業関連の部署の人員分しかアカウントを発行しない、営業同士でアカウントを共有するといったこともあります。

しかし、顧客管理は本質的には営業だけではなく、営業、経理、カスタマーセンター、マーケティングなどさまざまな部署が絡むことなので、アカウントが少ないということはそれだけ社内で顧客管理を徹底するのが困難となります。

Knowledge Suiteは従量課金なので、顧客に関わるさまざまな部署に対してアカウントを発行して、全員で顧客管理が可能となります。

Knowledge Suiteの評判

Knowledge Suiteの利用者の評判を紹介します。

  • 多機能で勤怠管理や設備予約、その他稟議や申請系ワークフロー、ファイル共有、スケジュール管理などさまざまな社内業務で利用できる。
  • いわゆる「ギーク系」とは対極を成すような、むかしのサイボウズっぽい見た目の統合グループウェア。たぶん、こういうユーザーインターフェイスのほうが一般的な人にはわかりやすい。昔でいう「一般職」の人がいる企業では検討の価値がある
  • スケジュール管理やファイルの共有、周知事項など、バラバラのツールを使っていましたが、一本化できたことで社内の交通整理がうまくできたと思います。
  • 外勤社員が多いが、スケジュール確認が容易に行えるようになった。
  • ユーザー数単位課金ではなく、利用・蓄積したデータ量に対して従量課金される料金体系。うまく使えば安く済む可能性がある
  • 社内でのミーティングなど、参加者をすぐに検索、設定し、ミーティングの場所も同時に抑えられるので便利です。また、自社独自の制度なども随時登録できるので、社員からの申請の種類が多くても管理がしやすいです。

ITreview Knowledge Suiteの評判

1番多い意見としては「CRM/SFAだけではなくグループウェアが利用しやすい」とグループウェアの退勤管理、設備予約など機能が充実している点が評判となっているという感じです。

Knowledge Suiteのメリット

Salesforceよりも安く多機能なシステムを導入できることも

CRM/SFAツールとして最も有名なのがSalesforceです。SalesforceもSales Cloudを中心にさまざまなツールを組み合わせて使用できます。
ただし、Salesforceはユーザー数課金、Knowledge Suiteは従量課金なので課金ルールが大きく異なります。
CRM/SFA+グループウェアを活用してさまざまな部署で連携しながら顧客サポートを行いたいという場合はSalesforceシリーズを使うよりも多機能でコストパフォーマンスの高い運用が可能です。

日本企業特有の業務についてもきめ細かく対応

Knowledge Suiteは日本初の業務ソフトなので、日本の会社のことをよく知り尽くした上できめ細かい機能が実装されています。たとえば稟議書の作成、出張などの経路申請など日本企業のことを知り尽くしてきめ細かいところまでフォローしてくれます。

Knowledge Suiteのデメリット

データ容量が多くなると割高になる

従量課金なのデータ容量が増えれば金額も大きくなります。多量のデータを管理したい場合はKnowledge Suiteを使用するよりも、他のツールを使った方がコストパフィーマンスは良くなるかもしれません。

多機能すぎるがゆえに使いこなすには時間がかかる

CRM/SFAに加えて、グループウェア機能もあるので非常に多機能なシステムです。また、きめ細かいところまで作り込まれているので、細かいところまで合わせればいろいろなことがKnowledge Suiteで行えます。

その多機能性ゆえに使いこなせるようになるためには少し時間がかかるかもしれません。

Knowledge Suiteがおすすめできる(できない)企業

「SFA/CRMツールだけではなくスケジュール管理、問い合わせ管理などのシステムも統合的に使用したい」
「社内のさまざまなメンバーで情報共有したいが、ユーザー課金のシステムでは運用費が高くなりすぎる」
「自社でサーバーの保守・メンテナンスを行うのが困難なのでクラウド型システムを採用したい」

冒頭でお伝えしたとおり、「Knowledge Suite」は一言でいうと「CRM/SFA+グループウェアが従量課金で利用」できるクラウドサービスです。

なのでKnowledge Suiteを導入すると効果がある企業は

  • 顧客に関わるさまざまな部署で連携して顧客対応を行いたい
  • CRM/SFAだけではなくグループウェア込みで業務効率化を図りたい
  • クラウド型システムで営業先などからも情報チェック、共有したい

です。CRM/SFA+グループウェアで業務効率を図りたい企業にとっては良いツールでしょう。逆にCRMやSFAシステム単体が欲しい企業には向いていないでしょう。

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