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リードエグジビションジャパン主催の展示会出展のやり方と顧客獲得効果、費用対効果

■展示会に出展する背景

 企業向けの商材(BtoB)を扱う担当者にとって、展示会出展は新規顧客獲得機会と捉えている方は多いと思われる。大量の名刺交換ができ、受注に繋がると考えるからだ。

 個人的には展示会から短期で成約に至る割合は取得した名刺数に比べ非常に少なく、40-50件のうち、数年越しで案件化したものが2,3件程度という印象である。

 展示会出展の成果として獲得名刺数や見込み案件数があげられがちだが、真の成果である成約まで追跡できていない企業も多々見られる。

 ゴールをどう設定するかによって出展結果の評価は変わるが、出展の際はどのようなことがあるか、どういった取り組みが必要か今後出展を検討している方の一助となるよう述べていきたい。

リードエグジビションジャパン株式会社について

展示会を企画運営する企業の一つに、リードエグジビションジャパン株式会社がある

 ・1986年8月に設立
 ・資本金1億6300万円、未上場
 ・従業員数は2019年4月で364名
 ・前年比15%前後の売上増加。直近15年間の平均売上増加率は11%(https://www.reedexpo.co.jp/より抜粋)

 特徴は単一の業種のみを対象とせず、関連するサプライチェーンにも複数のタイトルをつけた展示会を開催し呼び込んでいる点である。様々な業種間で新規ビジネスの創出を狙ったものと考えられる。東京ビッグサイト、インテックス大阪など大きな展示会場を広く利用し、同時開催するため、全体を通しての来場数は増加傾向とみられる。

【2019年】展示会業界の動向

 10-20年も前から開催しているテーマの展示会については 全体を見れば来場数は増加しているが、タイトル(個別の展示会)ごとに見れば減少してしまっている。運営側としては同時開催のテーマ数を増やすことで来場者を増やし補填しているようにも見える。
 また、今年は2020年の東京オリンピック開催の影響があり、会場が確保できない等の事情から、展示会開催の署名活動、協力要請を進めている。
 IoT,IT,DXといった分野について話題性もあり、人気であることから年複数回開催することもある。

リードエグジビションジャパン主催の展示会出展の詳細。出展のメリット、デメリット

ブース

奥行3m x 幅6mを1小間とし、3日間の場所代として約90万円
目につきやすく集客が見込める角小間では+10万円程度。
一度出展すると会期中に次回開催申込と小間の先行予約が可能となる、特に出入口近辺のエリア、大きい通路の角小間は人気のため会期中早い段階で大手企業が予約済みにする。
早期予約特典として場所代が割引(10%程度)される。
 展示会が4月開催の場合、支払いは6月と12月にあり、6月時点では手付金として1-3割であるため、一旦予約のみしておき、この直前に最終的な出展有無を決定し、キャンセルすることも可能である。

事前案内

出展に際しては、取引先や招待する企業担当者の名簿をリードに提出し、入場券のDMやVIP招待券(VIP休憩所の利用、講演の無料受講可能)を配信してくれる無料のサービスがある。内容は定型案内のみとなるため、具体的な内容については別途必要である。出展企業の簡単な製品紹介は展示会ホームページに掲載されるが、カタログなどへの紹介記事は別途掲載料が必要となる

手続き

小間位置、消費電力等の申込、ブースの装飾業者、招待券配布などの期限については全てWEB上で申請・確認が可能なので、手続きはとても手軽である。

装飾

装飾業者選定は開催日の1か月前頃最終決定すればよいため、それまでに自社でコンペなどを開催しておくこととなる。装飾業者とのやり取りでは業者から提案されるデザイン案あるいは自社製のデザインを基に備品(受付、展示物、机、椅子など)やコンパニオンの手配を行う
簡易的な骨組みのみあるいは簡単なデザインのもの及び備品も運営からカタログが提供されるため、簡素なものでよければ申し込み可能である。
参考価格として、大きい社名ロゴ、照明、応接セット2つ、受付台、荷物置き場(ドア付き)で50万円程度で可能である。

展示物

展示物は原則開催日前々日から前日にかけて搬入となる。特に多少大きく工事が必要なものは会期中の設置は難しいと考えられる。持ち込みできる程度のサイズであれば、会期中に対応も可能だろう。
展示物は概ね製品、パンフレット、ポスターやパネルである。

来場者

近年では特に海外からの来場者も見られるようになり、パンフレットや掲示物は日本語だけでなく、英語や可能であれば中国語、韓国語もあると無難だろう。ブースに通訳者がいれば特に心配はないが、いない場合突如質問される場合があるため簡単なシナリオやマニュアルがあると対応が容易になるだろう。
海外からの来場者のほとんどはパートナーや代理店のスタッフが同行しているケースも多いので、担当者が通訳してくれる場合もある。

必要人員

開催期間は大きいもので3日間あり、時間は10時から18時(最終日は17時まで)である。
最低でも交代と応対中の補助として2名、技術的な説明員1名の計3名は必要だろう。
展示物にもよるが、特に人手が必要なのは前日準備と最終日である。
前日準備は、細かなレイアウトの確認や調整をするため必ず会場にて装飾業者と連携することをお勧めする。
また、最終日はほとんどの場合金曜日で来場者が最も多いこと、撤収時間に期限があり混雑が予想されるため、臨時で増員することも良いだろう。

出展までの流れや集客のアドバイスがまとめられたファイルが郵送され、出展のためのセミナーも開催されるため興味があれば受講しても良いかもしれない。

リードエグジビションジャパンの展示会まとめ

メリット:出展までの準備や手続きは非常によくまとめられているため、一人担当者を割り当てれば特に苦労することなく出展できるだろう。煩わしい準備は抑えられている分、肝となる展示会の営業戦略に注力できる。

デメリット:ブースが広い、開催期間が長いことからもブース代等で少なくとも150万円程度の支出が予想される。これに加え準備と当日の人件費を上回る成果を得る必要があり、扱う製品価格にもよるが決して安くない金額だといえるだろう。

新たなビジネスチャンスとの巡り合わせは代えがたい貴重なものであるが、確率は現実的にそう高くないと考えるべきである。堅実的には、進行中の顧客を招待し、展示会場の自社ブースで複数件の商談を進めるといった施策も有効だろう。

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